如何高效搞定 老闆安排的繁瑣任務 丨21讀書

當任務太多而時間太少，為了最大限度地達成目標，你可以通過四個步驟來管理這些任務，讓自己游刃有餘。

FOTA就是如下四個步驟英文名的首字母：

我們一步步來看。

圖/圖蟲

想要提高多任務的處理效率，首先要擁有“識別重要性”的能力，去優先完成那些具有累積效應的事情，對未來影響深遠的事情，以及對其他任務有巨大影響的事情。

我們可以把所有任務大致分成兩類：

所謂“建設類任務”，就是指那些你要“開啟/建造”某個“系統/項目”需要完成的任務。

比如，你要造一棟樓，那麼“選址、買地、設計、建造、裝修……”就是建設類任務。

如果你面對的是建設類任務的話，首先應該意識到，建設任務無小事，任何層面都應該非常專註。因為每一處細節都會影響最終的成敗，一顆壞螺絲釘，有可能毀了整架飛機！

其次，越底層的任務越重要。比如“戰略層”的重要程度是五顆星，而“表現層”的重要程度就低很多，它對最終成敗的影響是最小的。

當遇到建設類任務時，你拿這個框架對照一下，便能很快分辨出它們的重要程度，以此來決定你的精力分配。

人體是一個系統，App是一個系統，公司是一個系統。建設類任務就是從0到1建設一個系統，而運營類任務就是要保證這個系統能正常甚至更好地運行。

比如App上線後的技術維護、用戶運營、營銷推廣等，公司的日常管理中，財務、人事、進銷存管理等就是運營類的任務。

運營類任務中最重要的工作，就是“推動增強迴路”和 “消除風險因素”。

比如，在運營一家店鋪的過程中，“宣傳量”是能與“客戶量”形成增強迴路的要素。

宣傳量越大，店鋪的知名度就越高，就會吸引越多的人來購買；而購買的人越多，店鋪的現金流就會變得越多，就有更多的錢去做宣傳，形成一個增強迴路。

全球第一大飲料公司“可口可樂”能保持100多年興盛不衰的核心秘密之一，就是永不停歇地投入大量廣告來推動這個增強迴路。

圖/圖蟲

其創始人彭伯頓曾說：“如果我有25000美元，我願意花24000美元來為可口可樂打廣告，再用剩下的1000美元來進行生產。”

反之，“次品率”就是一個風險因素。它會造成店鋪出現負面評價，影響店鋪的口碑，進而造成客戶流失，現金流減少，宣傳費用降低，知名度下降，形成惡性循環。

短期成功靠增長，長期成功靠安全。建設類任務、推動“增強迴路”的任務和消除“風險因素”的任務是最重要的三類任務，讓它們成為你每天工作的重心，把註意力集中在最重要的事情上。

知道了什麼事情重要，你就可以根據自己的生物鐘，在專註度最高的時候，處理最重要的事情。

8點～12點，15點～18點是腦最為活躍，思維敏捷，註意力容易集中，你應該把最重要、最需要創造力的工作安排在這2大段時間里進行。

6點～9點，20點～22點記憶力最旺盛，是學習的黃金時間段。

13點～14點，23點～5點是最適合休息的時間。順應生物鐘的規律來工作，調節註意力的供需匹配，在適合的時間做適合的事，會讓你始終都處在適配的狀態，有四兩撥千斤的功效。

你已經找到重要的事情，精簡了大部分的任務；又對這些任務進行了排序，使它們變成一個任務隊列，並找到基於自己生物鐘的工作節奏，下一步就該逐項執行了。

但是，如果你發現，整體的任務數量依然不少，而且有些任務的截止時間都趕得比較緊，如果一件件挨個做，估計會來不及，怎麼辦？

你需要：專註主幹線，占用自動線，購買第三線，同時推進這些任務。

“主幹線”是你一天中效率最高的時間段。你應該把最重要的工作及學習任務安排在這段時間內，然後逐件專註執行。

為了能讓這段有限的時間發揮出最大的功效，你需要屏蔽外界干擾。

比如關閉一切通知類的提醒，帶上降噪耳機，將自己與外界隔絕。另外，你需要調整身體狀態。

比如，通過少食多餐、清淡飲食來減輕腸胃的壓力，保持大腦供血充足；佩戴生物鐘眼鏡和智能手環來輔助調節體內的節律；設置短暫的小歇等。

利用大腦不思考的碎片化時間：比如吃飯時間、等車時間，去處理同事協作任務，收聽音頻課程等不需要太多註意力的事情。

購買兩類人的時間來提高自己的效率。

把這個任務分包給其他人，“購買”他的時間，提高你的整體效率

最後，你還需要擁有應對意外的能力、鎖定方向的能力、不忘初心的能力，來應對過程中的各種變化。

泰山崩於前而面不改色，千金置於旁而車不變道，萬貫垂於腰而心不系羈，你便能忙於事而不陷於事，進退自如，靈動前行。

來源丨本文為“管理的常識”（ID:Guanlidechangshi）首發，摘編自《效率紅利》，21世紀經濟報道經機械工業出版社授權發佈。

編輯丨陳思 實習生 黃菁珊